ZARZĄDZENIE NR 45/2026 z dnia 30 czerwca 2026 roku w sprawie wdrożenia procedury prowadzenia Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU) w Urzędzie Gminy w Krzęcinie

ZARZĄDZENIE NR 45/2026
WÓJTA GMINY KRZĘCIN

z dnia 30 czerwca 2026 roku

w sprawie wdrożenia procedury prowadzenia Centralnego Rejestru Umów
Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU)
w Urzędzie Gminy w Krzęcinie

Na podstawie art. 34a-34d ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 r., poz. 1483 z późn. zm.),  Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Dz. U. z 2026 r., poz. 440) , zarządza się, co następuje:

§1. Cel i zakres

1. Niniejsze Zarządzenie określa procedurę udostępniania i aktualizacji informacji o umowach
zawartych przez Gminę Krzęcin (Urząd Gminy w Krzęcinie) w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, zwany dalej „CRU”.

2. Procedura obejmuje umowy zawarte od dnia 1 lipca 2026 roku, spełniające warunki określone w art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz zostały zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej szczególnej formie.

3. Procedurę stosują wszyscy pracownicy merytoryczni uczestniczący w procesie zawierania umów oraz osoby upoważnione do dostępu do Systemu CRU.

3. Rejestr, o którym mowa w ust. 1 prowadzony jest przez wyznaczonego pracownika Urzędu Gminy będącego jednocześnie Administratorem Systemu.

4. CRU prowadzi się w formie elektronicznej. Numerację zapisów w każdym roku rozpoczyna się od numeru 1.

§2. Definicje

Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o:

1. Systemie CRU JSFP – rozumie się przez to System teleinformatyczny, w którym prowadzony jest Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych,
2. Umowie – rozumie się przez to umowę spełniającą warunki z art. 34a ust. 1 ustawy
   o finansach publicznych,
3. Publink Dokumenty – należy przez to rozumieć wykorzystywany w Urzędzie Gminy
   w Krzęcinie system do gromadzenia, przetwarzania i publikowania informacji
   o zawartych umowach przez Gminę Krzęcin (Urząd Gminy w Krzęcinie),
4. Administratorze – osoba zarządzająca kontem jednostki w Systemie Centralnego rejestru Umów (CRU JSFP), nadzorująca proces wprowadzania danych, uprawniona do akceptacji wniosków o założenie konta użytkownika, odbierania i zmieniania uprawnień oraz generowania raportów z informacji zarejestrowanych na koncie jednostki.
5. Wprowadzającym – osoba uprawniona do wprowadzania i zmieniania informacji
   o umowach w Systemie CRU przed ich publikacją,
6. Publikującym – osoba uprawniona do udostępniania i aktualizowania informacji
   w Systemie CRU, wycofywania wpisów oraz zasilania rejestru przez interfejs API.

§3. Osoby odpowiedzialne

1. Kierownik jednostki wyznacza Administratora Systemu CRU, nadając mu jednocześnie uprawnienia Wprowadzającego oraz Publikującego.
2. Kierownik jednostki może nadać uprawnienia Wprowadzającego lub Publikującego innym pracownikom Urzędu Gminy w Krzęcinie. Jedna osoba może posiadać więcej niż jeden rodzaj uprawnień.
3. Wykaz osób, określonych w ust. 1 i 2 stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
4. Osoby określone w Załączniku Nr 1 posiadają dostęp do Publink Dokumenty.
5. Użytkownik Systemu CRU uwierzytelnia się w teleinformatycznym systemie za pomocą środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1725 oraz z 2026 r. poz. 252).

§5. Obowiązki pracowników uczestniczących w zawieraniu umów

1. Pracownik merytoryczny zaangażowany w zawarcie umowy przekazuje w terminie określonym w ust. 2 osobie wprowadzającej informacje do CRU JSFP następujące dane:

1. numer umowy (jeżeli nadano),
2. datę zawarcia umowy,
3. okres obowiązywania (czas oznaczony – zakres dat/ilość dni lub czas nieoznaczony),
4. oznaczenie stron umowy (nazwę podmiotu, REGON, NIP, adres siedziby; w przypadku osoby fizycznej imię i nazwisko),
5. przedmiot umowy (między innymi: opis dostawy, usług lub robót budowlanych),
6. wartość umowy w PLN bez kwoty podatku VAT, z uwzględnieniem opcji i wznowień (dla umów na czas nieoznaczony – należy podać wartość za pierwsze 48 miesięcy wykonywania),
7. informację o finansowaniu ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2-3 ustawy o finansach publicznych,
8. informację o ewentualnym wyłączeniu jawności wraz z podstawą prawną i wskazaniem organu lub osoby dokonującej wyłączenia.

2. Przekazanie danych określonych w ust. 1 następuje w terminie nie dłuższym niż 10 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy, w następujący sposób:

1. pisemnie, zgodnie z obiegiem dokumentów obowiązującym w jednostce, poprzez dostarczenie oryginału lub kopii umowy,
2. elektronicznie, poprzez wprowadzenie umowy w Publink Dokumenty lub przesłanie umowy drogą mailową do wyznaczonych pracowników.

3. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w przypadku zmiany umowy, w szczególności zawarcia aneksu, wypowiedzenia lub rozwiązania umowy, cesji praw i obowiązków, a także zakończenia jej obowiązywania. Pracownik niezwłocznie informuje osobę Wprowadzającą o zaistniałej zmianie, przekazując zaktualizowane dane, nie później niż 7 dni od dnia jej zaistnienia.

§6. Obowiązki Wprowadzającego informacje o umowie

1. Wprowadzający informacje, umieszcza je w Publink Dokumenty niezwłocznie, jednak
   w terminie nie dłuższym niż 10 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy.
2. Przed wprowadzeniem danych, Wprowadzający weryfikuje kompletność i prawidłowość danych wynikających z umowy.

§7. Obowiązki Publikującego informacje o umowie

1. Publikujący, udostępnia informacje o umowie w Systemie CRU JSFP bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy.
2. Publikujący dokonuje aktualizacji informacji bez zbędnej zwłoki, nie później niż 30 dni od dnia zaistnienia zmiany. Aktualizacja danych dotyczy w szczególności:

1. zawarcia aneksu umowy,
2. zakończenia obowiązywania umowy, w tym wygaśnięcia umowy z upływem okresu, na który została zawarta,
3. wypowiedzenia lub rozwiązania umowy przed terminem,
4. cesji praw lub obowiązków,
5. korekty błędnych danych.

3. Publikacja danych w Systemie CRU JSFP określonych w ust. 1 i 2 może być realizowana za pośrednictwem Publink Dokumenty.

§8. Kontrola i nadzór

1. Nadzór nad prawidłowością realizacji obowiązków wynikających z niniejszego Zarządzenia sprawuje Sekretarz Gminy Krzęcin.
2. Administrator konta jednostki jest uprawniony do generowania raportów z informacji zarejestrowanych na koncie jednostki w Systemie CRU JSFP i przekazywania ich osobie sprawującej nadzór.
3. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji obowiązku wpisów, niezwłocznie informuje się kierownika jednostki.

§9. Bezpieczeństwo informacji i ochrona danych osobowych w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

1. Dostęp do systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów obsługującego CRU JSFP możliwy jest wyłącznie po nadaniu imiennego upoważnienia.
2. Upoważnienie obejmuje zarówno wymogi ustawy o finansach publicznych, prawa dostępu do systemów w myśl przepisów o Krajowych Ramach Interoperacyjności, jak
   i upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 29 RODO.
3. Wzór upoważnienia stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia. Upoważnienie sporządza się w dwóch egzemplarzach (dla pracownika oraz do akt osobowych/rejestru upoważnień).
4. Pracownik wprowadzający dane do CRU zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania zasady minimalizacji danych oraz przepisów o ochronie danych osobowych, a także dbałości o poufność, integralność i dostępność danych przetwarzanych na stacji roboczej.
5. Zobowiązuję Inspektora Ochrony Danych (101) do aktualizacji Rejestru Czynności Przetwarzania (RCP) w związku z udostępnianiem danych osobowych do Ministra Finansów jako nowego odbiorcy danych.

§10. Postanowienia końcowe

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 1 lipca 2026 r.